Trello w działaniu: przegląd funkcji i możliwości

19 Kwietnia 2024

Trello wyróżnia się jako jasna, atrakcyjna i łatwa w użyciu aplikacja, przeznaczona do efektywnego zarządzania, koordynowania i monitorowania zadań. Ta aplikacja w stylu kanban przyciąga swoją prostotą i zdolnością do poprawy współpracy zespołowej zarówno wewnętrznie, jak i z zewnętrznymi grupami. Jednakże Trello nie posiada funkcjonalności do zarządzania i korekty zasobów w ramach wielu projektów, co czyni go mniej odpowiednim do tradycyjnego zarządzania projektami. Darmowa wersja Trello może również być ograniczona; pozwala ona używać tylko jednego dodatku na tablicę i nie zawiera istotnych funkcji, takich jak pływające ścieżki i wszechstronne ograniczenia dla bieżących zadań.

Czy Trello jest narzędziem do zarządzania projektami?

To pytanie często pojawia się w kontekście Trello, a odpowiedź może być zarówno twierdząca, jak i przecząca - to zależy od twojego rozumienia terminu "projekt".

Projekt zazwyczaj składa się z zadań z określonymi datami rozpoczęcia i zakończenia, które prowadzą do końcowego produktu. Nie każde zadanie może być uważane za projekt. Na przykład budowa budynku jest projektem, podczas gdy obsługa telefonów w centrum obsługi klienta - nie.

Aplikacje do współpracy stanowią szeroką kategorię, która dalej dzieli się na podkategorie w celu ułatwienia porównania i zrozumienia oprogramowania odpowiadającego konkretnym potrzebom. Do tych podkategorii należą tradycyjne oprogramowanie do zarządzania projektami oraz aplikacje z tablicami kanban. Trello bardziej precyzyjnie wpisuje się w tę drugą podkategorię, posiadając wszystkie typowe funkcje tablicy kanban. Niemniej jednak warto zauważyć, że teraz w Trello istnieje widok w postaci osi czasu, podobny do diagramu Gantta, co nieco zbliża go do obszaru zarządzania projektami, chociaż nadal nie jest w pełni odpowiedni do zarządzania dużymi projektami.

Czym jest Kanban?

Kanban to metoda organizacji, śledzenia i zarządzania zadaniami. Wyobraź sobie, że postanowiłeś stworzyć listę domowych zadań za pomocą dużego plakatu i naklejek. Najpierw tworzysz trzy sekcje (które w Trello nazywają się listami): Do zrobienia, W trakcie oraz Zrobione. Zapisujesz każde potrzebne zadanie na naklejce i umieszczasz je w sekcji "Do zrobienia". Załóżmy, że każdy członek rodziny może zajmować się maksymalnie trzema zadaniami jednocześnie.

Teraz każdy członek rodziny może wybrać do trzech zadań z sekcji "Do zrobienia", wpisując swoje imię na wybranych naklejkach. Albo ktoś inny może im przypisać zadania. Kiedy zadanie się zaczyna, jego naklejka przenosi się do sekcji "W trakcie". Po zakończeniu przenosi się do sekcji "Zrobione". Ten system nie tylko pokazuje postęp wszystkim, ale także pozwala członkowi rodziny wziąć na siebie kolejne zadanie.

Ten podejście podkreśla dwa kluczowe korzyści Kanbanu: 1) skutecznie ogranicza ilość pracy, którą jedna osoba może wykonać naraz, i 2) zapewnia jasne widzenie bieżących zadań w grupie, sprzyjając odpowiedzialności i wsparciu między uczestnikami.

Aplikacje do tablicy

Kanban doskonale nadają się do śledzenia postępu zadań na różnych etapach procesu pracy. Jednakże nie są one odpowiednie dla wszystkich rodzajów zadań. Dla złożonych projektów, takich jak wystrzelenie rakiety czy budowa szpitala, potrzebne będzie bardziej zaawansowane oprogramowanie, które potrafi zarządzać zależnymi od siebie zadaniami i terminami. Na przykład, harmonogram budowy szpitala zależy od ukończenia fundamentów. Każde opóźnienie, na przykład złe warunki pogodowe wpływające na prace nad fundamentami, będzie wymagać dostosowania terminów dla kolejnych zadań, co jest scenariuszem, z którym tablice Kanban nie radzą sobie.

Taryfy Trello

Trello oferuje trzy różne plany taryfowe: Bezpłatny, Klasa Biznesowa i Korporacyjny. Bezpłatny plan nie wymaga opłaty, co wynika z jego nazwy. W ramach tego planu użytkownicy mogą zarządzać do 10 tablic, załączać pliki o wielkości do 10 MB i mają ograniczenie do 50 uruchomień automatycznych poleceń miesięcznie. Ponadto integracja z innymi aplikacjami jest niedostępna, a można używać tylko jednego rozszerzenia (Power-Up) na tablicę.

Power-Ups są kluczem do zrozumienia różnic między darmowym planem a płatnymi opcjami. Są to dodatkowe funkcje, które można dodać do każdej tablicy, takie jak kalendarz, śledzenie czasu lub niestandardowe pola. Jednakże możliwości tych Power-Upów są dość podstawowe, co utrudnia ich postrzeganie jako istotne dodatki. Liczba Power-Upów, które można aktywować, zależy od planu taryfowego. Na przykład, w bezpłatnym planie jesteś ograniczony do jednego Power-Up na tablicę. Więcej szczegółów na temat różnic między produktami znajdziesz w tabeli porównawczej na stronie produktu Trello, gdzie również można zapytać o ceny.

Rozpoczęcie pracy z Trello

Rozpoczęcie pracy z Trello, podobnie jak z każdą inną aplikacją kanban, obejmuje tworzenie niestandardowych tablic. Prosty układ może obejmować kolumny o etykietach "Do wykonania", "W trakcie" i "Zrobione", ale to tylko podstawowy model. Możesz tworzyć tyle kolumn, ile potrzebujesz, i nazwać je według własnego uznania.

Następnie wypełniasz te kolumny karteczkami. Karty w Trello są wielofunkcyjne, pozwalają na dodawanie szczegółowych informacji, takich jak nazwy zadań, wykonawcy, podzadania, terminy wykonania, opisy, linki, załączniki i etykiety, które działają podobnie jak tagi.

Aby współpracować nad zadaniami, możesz zaprosić innych do dołączenia do swojej tablicy, szczególnie jeśli planujesz zarządzać projektami zespołowymi. Ponadto, Trello można używać samodzielnie do osobistego zarządzania zadaniami i organizacji swoich procesów pracy w prywatnym trybie.

Trello oferuje również szereg szablonów, które ułatwiają konfigurację. Te szablony są wcześniej zaprojektowane, aby usprawnić zarządzanie różnymi procesami pracy, takimi jak proces publikacji, sprint projektowy w dziedzinie projektowania, zarządzanie zgłoszeniami wsparcia. Z płatnym kontem możesz także tworzyć własne szablony, dostosowane do potrzeb swojego zespołu.

Co do stosunkowo nowej funkcji w Trello, to dodatkowe widoki służące do zarządzania twoimi kartami są teraz dostępne. Oprócz tradycyjnego widoku tablicy, Trello wprowadziło opcje takie jak linijka czasowa, przypominająca diagram Gantta, oraz widoki Karta i Panel sterowania, które poprawiają wizualizację i interakcję z twoimi zadaniami.

Trello jest dostępne poprzez interfejs internetowy lub za pośrednictwem dedykowanych aplikacji na komputery stacjonarne z systemami macOS i Windows, a także aplikacji mobilnych na urządzenia z systemami Android, iPhone i iPad. Wersja internetowa działa płynnie, oferując niezawodną funkcję przeciągania i upuszczania, co ułatwia proces dodawania załączników. Aplikacja na komputer stacjonarny oferuje kilka korzyści, w tym powiadomienia na pulpicie i funkcje szybkiego dodawania, które umożliwiają szybkie tworzenie nowych kart.

Trello obsługuje nie tylko ładowanie plików z twojego pulpitu, ale także integruje się z usługami takimi jak Google Drive, Box, Dropbox oraz nawet bezpośrednimi adresami URL. Dodając obraz do karty, Trello może automatycznie ustawić go jako okładkę, co ułatwia zrozumienie zawartości karty na pierwszy rzut oka.

Funkcje i Zalety

Kolorowe etykiety to kolejne narzędzie do organizacji kart. Każda etykieta wymaga określonego koloru, co oznacza, że szybko wyczerpiesz zapas unikalnych kolorów, po osiągnięciu, być może, 10 sztuk. Istnieje opcja włączenia wzorów dla osób z zaburzeniami wzroku związanych z kolorem.

Domyślnie Trello nie posiada funkcji śledzenia czasu, ale można ją dodać jako Power-Up. Szerszy zakres funkcji jest dostępny za pomocą zewnętrznych rozszerzeń dla przeglądarki Google Chrome. Istnieje nawet aplikacja Trello dla Slacka. Wyżej wspomniano, że w Trello nie ma ograniczeń dotyczących ilości zadań w toku. Możesz uzyskać tę funkcję za pomocą dodatku, ale po przekroczeniu limitu otrzymasz tylko ostrzeżenie; nie blokuje to przekroczenia limitu ani nie wymaga podania powodu.

Jeśli masz płatne konto, które umożliwia integrację, możesz połączyć Trello z innymi aplikacjami biznesowymi oprócz tych dostępnych w sklepie rozszerzeń. Narzędzia do śledzenia czasu, takie jak Toggl Track i Harvest, oferują integrację z Trello. Dopóki nie masz nic przeciwko wymyśleniu unikalnego zestawu narzędzi do użytku przez swój zespół, możesz dostosować Trello według własnego uznania.

Elastyczność, Wizualizacja i Łatwość

Trello to elastyczna aplikacja do wspólnego zarządzania pracą i procesami biznesowymi. Ze względu na swoją elastyczność, Trello może wymagać pewnych eksperymentów, aby określić, jak najlepiej wykorzystać go dla twojego zespołu i zarządzania obciążeniem pracy. Nowe szablony pomagają ułatwić to zadanie, oferując wskazówki dotyczące rozpoczęcia pracy w różnych kontekstach.

Jednak jeśli naprawdę potrzebujesz tradycyjnego oprogramowania do zarządzania projektami, możesz odkryć, że Trello brakuje funkcji, takich jak diagramy Gantta, wbudowane narzędzia raportowania i inne funkcje specyficzne dla zarządzania projektami. Dla prostego zarządzania projektami polecamy Jira Software.