7 najważniejszych niuansów dotyczących Google Workspace, które pomogą usprawnić organizację

30 Stycznia 2023

Środowisko chmurowe Google Workspace od dawna jest lubiane przez wielu ze względu na swoją wielofunkcyjność. Obecnie korzysta z niego około 3 miliardów użytkowników. Platforma posiada przydatne funkcje przeznaczone dla każdego działu.

W ubiegłym roku korporacja skonsolidowała doświadczenia i opinie swoich klientów, co pozwoliło jej opracować około 300 bardziej zaawansowanych opcji, które wcześniej nie były dostępne. Deweloperzy wzięli pod uwagę, że Google Workspace interesuje szerokie grono osób. Skala firm, w których korzysta się z usługi jest bardzo różna. Może być również stosowany w sektorze publicznym. Kluczowym celem jego wykorzystania jest pomoc pracownikom w tworzeniu interakcji opartych na współpracy i bardziej efektywne wykorzystanie ich czasu. Profesjonaliści mogą zapewnić bezpieczeństwo informacji i ochronę samych użytkowników. Google bierze pod uwagę takie czynniki, systematycznie wprowadzając do systemu świeże aktualizacje. Czas zająć się siedmioma najbardziej zaawansowanymi innowacjami w środowisku Workspace, które z pewnością zwiększą produktywność przedsiębiorstwa.

Ulepszone Smart Canvas: teraz nie trzeba przełączać się z kontaktów na aplikacje

Współpraca we współczesnym życiu musi być znacznie wygodniejsza niż w przeszłości, a dawne tolerowane niedogodności są obecnie zupełnie nie do przyjęcia. Gdy jest kompletny zestaw narzędzi i zakładek, gdy są one w jednym miejscu, to korzystanie z systemu jest dość wygodne. Częściej niż w innych przypadkach, przepływ pracy wiąże się z jednoczesnym wykorzystaniem informacji o przechowywanych danych i osobach. Google Docs jest już poręczny w tym sensie, ale Smart Canvas przenosi efektywność na zupełnie nowy poziom. System jest w stanie zamienić intencje w działania poprzez proste kroki.

Trywialny link można wykorzystać w arkuszach kalkulacyjnych, dokumentach i prezentacjach. Dzięki niemu można połączyć ludzi i informacje w zaawansowanym procesie, wykorzystując je wszystkie w jednej przestrzeni bez konieczności przełączania się między różnymi programami. Deweloperzy aplikacji postarali się o zwiększenie możliwości Smart Canvas w zakresie współpracy z aplikacjami innych firm. Teraz możliwe jest zastosowanie danych z Figmy, Asany, Atlassian, Salesforce bez opuszczania Workspace. Do oprogramowania dodano inteligentne chipy, a w środowisku Google Spreadsheet wprowadzono oś czasu. Z pozoru prosty arkusz kalkulacyjny zawiera zaawansowany pulpit nawigacyjny zdolny do śledzenia produktów, skupiający ludzi, informacje i pomysły w jednym miejscu.

Wymazanie wpływu hybrydowego użytkowania, usunięcie granic między zatrudnieniem zdalnym a biurowym

Praktycznie wszystkie firmy kładą obecnie nacisk na pracę hybrydową. To jednak stwarza problemy w nawiązaniu komunikacji między ich pracownikami. Z drugiej strony, osoby pracujące zdalnie mają wrażenie, że są odizolowane od swoich współpracowników i od całej firmy.

Połączenia immersyjne mogą potencjalnie rozwiązać te problemy i wyeliminować podział między miejscami pracy a urządzeniami użytkowników. Cały zespół będzie miał poczucie, że jest w tym samym miejscu, także wtedy, gdy część z nich jest poza firmą. Jesienią 2022 roku w Google Presentations wprowadzono tryb głośnika, który pomaga poprawić interakcję w formacie spotkania wideo. Opowieść i narrator nie istnieją już autonomicznie względem siebie, jak to miało miejsce wcześniej. Możesz teraz opublikować wideo od prelegenta, aby Spotkać się bezpośrednio w treści prelegenta. Kolejną ważną innowacją jest tryb towarzysza dla mobilnych gadżetów. Poprzez ekran swojego urządzenia możesz ustawić skuteczny czat, wirtualne podnoszenie ręki i tak dalej. Warto też zwrócić uwagę na adaptacyjny cropping, przeznaczony dla aparatów z elementami sztucznej inteligencji. Dzięki kamerze marki Logitech lub Huddly zdalny personel ma teraz wyraźny widok na każdy kąt sali konferencyjnej i każdą osobę w niej przebywającą.

Możliwości portretowe, charakterystyka wideo i audio

Gdy obciążenie pracą personelu jest duże, a pracownicy aktywni, zapewnienie wysokiej jakości wsparcia audio i wizualnego podczas konferencji ma ogromne znaczenie. Nawet w przypadku łączenia się z głośnych dworców i lotnisk, z półciemnych pomieszczeń czy z miejsc z niestabilnym wifi, problemy są zminimalizowane.

Google Workspace jest w stanie odtworzyć orientację portretową i użyć trybu podświetlenia portretowego. Możliwa jest również automatyczna dereverberacja. Takie funkcje pomagają w przypadku słabego sygnału lub niewystarczającego oświetlenia. W przypadku połączeń wideo jakość obrazu będzie ostrzejsza, obraz jest podświetlany. Przycinanie wideo jest teraz automatyczne, a portret zostanie automatycznie wyrównany dokładnie na środku kafelka wideo, gdy rozpocznie się film - nawet przed jego podłączeniem. System przygotuje napisy bez ingerencji użytkownika, poprawiając jakość interakcji z zagranicznymi użytkownikami (dostępny jest wybór kilku języków kontaktowych jednocześnie).

Pozostałe możliwości

Codziennie przez gadżety przepływa niesamowita ilość informacji. Trzeba je przefiltrować, posortować i przeanalizować. Niektóre materiały są pilnie, a nawet pilnie potrzebne, a inne można na jakiś czas odłożyć. Takie rozróżnienie w Dokumentach dokonuje się za pomocą podsumowań. Jest to krótkie podsumowanie głównych bloków, które pozwala na szybsze analizowanie i ustalanie priorytetów danych. Rozmowy na czacie są realizowane w podobny sposób - istnieje przegląd rozmów. Sztuczna inteligencja Google'a ma za zadanie domyślnie dokonywać autotranskrypcji spotkań na język angielski. W tym roku planowane jest dodanie kolejnych 4 języków europejskich. Autotranskrypcja jest szybka i łatwa, co pozwala na uzyskanie nagrań rozmów.

E-mail, wirtualne spotkanie, czat... Te funkcje są absolutnie niezbędne dla Vorspace. Jednak przełączanie się między nimi jest dość uciążliwe. Z tego powodu w ubiegłym roku wszystkie trzy wnioski zostały połączone. Ustawienia dokonywane są w zależności od stylu pracy. Choć GMail istnieje już od 18 lat, to nie spoczywa na laurach, lecz stale się rozwija. Wyszukiwanie przyspiesza dzięki chipowi wyszukiwania. Ulepszono również czat Google. Tam, w Spaces, można teraz dzielić się pomysłami między zespołami lub omawiać heterogeniczne tematy. Przydzielanie wspólnych zadań jest proste. W każdej przestrzeni może uczestniczyć do 8000 osób. Opcja ta pozwala na efektywniejszą komunikację między pracownikami. W najbliższym czasie mają zostać udostępnione miejsca na ogłoszenia pomocnicze (wyłącznie w trybie nadawania).

Szybko zmieniająca się sytuacja sprawia, że bezpieczeństwo jest niezwykle pilną opcją. Bez niej, a także bez odpowiedniej prywatności, ani pracownicy biurowi, ani rozproszeni nie mogą prawidłowo pracować. System Gmail otrzymuje co 24 godziny ponad 14 miliardów złośliwych, reklamowych i innych wiadomości. Oprogramowanie z powodzeniem odcina większość takich maili. Suwerenna kontrola pomaga globalnym podmiotom bez naruszania prywatności.

Firmy w UE i innych regionach świata będą miały dodatkową możliwość pełnego śledzenia, monitorowania i kontrolowania przepływu danych między regionami. W razie potrzeby można je łatwo zakłócić. Firma opracowała nową wersję uprawnień dostępowych, które pozwalają jej tworzyć wewnętrzne reguły łączenia się z chronionymi informacjami. Wdrożono szyfrowanie po stronie klienta w kalendarzu i kliencie poczty elektronicznej oraz wprowadzono funkcje CSE, które są teraz dostępne w dysku, dokumentach, prezentacjach, arkuszu kalkulacyjnym i Meet. Praca została teraz znacznie ułatwiona.

Przejście do Google workspace enterprise plus inne aplikacje, interakcja z AppSheet, z Google Chat

Organizacje i ich pracownicy potrzebują wygodnego, bezpiecznego dostępu do poczty elektronicznej, czatów ad hoc i wideokonferencji. Dopiero gdy wszystkie narzędzia sprawnie ze sobą współpracują, można zagwarantować sukces. Widoczność będzie skuteczniejsza, a zarządzanie bardziej kompleksowe. Workspace nadal potwierdza swój status jako niezwykle otwartej, wysoce rozszerzalnej i nastawionej na wydajność platformy. W 2022 roku Google rozszerzyło środowisko o dedykowane API, Chat oraz dedykowane Meet SDK. Niektóre z tych narzędzi są obecnie testowane i wdrażane. Trwają prace nad integracją AppSheet, Google Chat, co powinno pozwolić na tworzenie spersonalizowanych aplikacji i łatwiejszą interakcję z nimi.