Sekrety pracy z Trello: 10 wskazówek na zwiększenie produktywności

19 Listopada 2024

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z Trello lub już od dawna używasz tego popularnego narzędzia, zespół Softlist zaprasza Cię do zapoznania się z naszymi praktycznymi wskazówkami, które sprawią, że Twoja praca będzie jeszcze bardziej efektywna.

Trello to potężna aplikacja w stylu kanban, która pomaga organizować zadania, śledzić pomysły i zarządzać projektami – zarówno indywidualnie, jak i w zespole. Dzięki intuicyjnemu i prostemu interfejsowi rozpoczęcie pracy z Trello jest niezwykle łatwe. Jednak wielu użytkowników nie zdaje sobie sprawy z pełni możliwości, jakie oferuje to narzędzie.

W Softlist przygotowaliśmy dla Ciebie 10 praktycznych wskazówek, które pozwolą odkryć nowe funkcje Trello i wykorzystać tablice kanban w najbardziej efektywny sposób. Twój sukces to nasza misja!

1. Optymalizuj powtarzające się zadania za pomocą Butlera

Czy regularnie archiwizujesz karty w Trello po przeniesieniu ich na listę „Zakończone”? A może za każdym razem dodajesz etykietę „w trakcie” do nowych kart na swojej tablicy? Jeśli na Twoich tablicach Trello pewne działania zawsze następują po innych, możesz uprościć ten proces, korzystając z funkcji Butler do automatyzacji.

Na przykład możesz skonfigurować Butlera tak, aby przy tworzeniu nowej karty na liście „Do wykonania” automatycznie dodawany był checklist „Kroki”. Co więcej, Butler potrafi zmieniać terminy realizacji, przypisywać odpowiedzialnych czy automatycznie przenosić i archiwizować karty.

Butler to jedna z najnowszych funkcji Trello. W przeciwieństwie do dodatkowych modułów (power-ups), jest wbudowany w platformę i dostępny dla wszystkich typów kont, w tym w wersji bezpłatnej.

2. Odkryj pełny potencjał Trello dzięki aplikacji desktopowej

Wielu doświadczonych użytkowników Trello nadal korzysta z wersji przeglądarkowej ze względu na jej wygodę i stabilność. Jednak Trello oferuje również aplikacje na komputery stacjonarne dla macOS i Windows, które mają kilka dodatkowych zalet.

Po pierwsze, aplikacje desktopowe oferują ulepszone powiadomienia, takie jak znaczniki na ikonach w macOS, które nie są dostępne w wersji przeglądarkowej. Po drugie, możesz skonfigurować własne skróty klawiaturowe, aby szybko otwierać aplikację lub uruchamiać okno szybkiego dodawania zadań. Ponadto wersje desktopowe mają więcej domyślnych skrótów klawiaturowych, co ułatwia pracę.

Użytkownicy Maców mogą dodatkowo korzystać z Touch Bara, co jest świetnym rozwiązaniem, jeśli wolą unikać standardowych skrótów klawiaturowych.

3. Zwiększaj efektywność dzięki szablonom Trello

Trello oferuje wiele szablonów, z których część została stworzona przez platformę, a część przez członków społeczności. Szablony pomagają odkryć pełny potencjał Trello, zwłaszcza jeśli nie do końca wiesz, jakie możliwości oferuje. Pokazują one, jak inni korzystają z platformy, inspirując do nowych pomysłów.

Kolejną ważną zaletą szablonów jest oszczędność czasu i uproszczenie procesów pracy. Na przykład, jeśli Twój zespół zaczął ustalać i śledzić OKRs, możesz skorzystać z gotowego szablonu do tego celu. Dzięki temu różne działy lub członkowie zespołu mogą pracować w jednolitym formacie. Eliminuje to konieczność tworzenia własnych systemów i zapewnia spójność pracy.

Spójność nie tylko oszczędza czas, ale także ułatwia zrozumienie i współpracę. Korzystając z jednolitych OKR, Twój zespół może osiągnąć większą przejrzystość i klarowność.

4. Łącz karty i tablice Trello dla większej wygody pracy

W Trello możesz dodawać załączniki do kart, ale także łączyć inne karty lub nawet całe tablice. Ta funkcja pozwala na bezpośrednie połączenie powiązanych elementów. Na przykład, jeśli pracujesz nad kartą A, która jest powiązana z kartą B, możesz dodać kartę B do karty A. W rezultacie w karcie A pojawi się podgląd karty B, a kliknięcie na niego natychmiast otworzy tę kartę.

Aby połączyć karty, kliknij przycisk dodawania załączników, wybierz Trello jako źródło i wybierz kartę lub tablicę z wyświetlonej listy.

Przykład zastosowania: wyobraź sobie, że jesteś pisarzem i korzystasz z tablicy Trello do zarządzania swoimi artykułami, gdzie śledzisz pomysły, wysłane do recenzji materiały i bieżące projekty. Jeśli dwa artykuły mają być opublikowane jednocześnie, ponieważ się wzajemnie odnoszą, połączenie ich kart pozwoli na jednoczesne monitorowanie ich postępu. Dodatkowo przypomni Ci to, że należy je przesłać razem.

5. Dodaj koloru swoim kartom dzięki okładkom

Jeśli dawno nie korzystałeś z Trello, z pewnością spodoba Ci się ulepszona funkcja dodawania okładek. W przeszłości Trello automatycznie przypisywało okładkę z pierwszego załączonego obrazu, co mogło być niewygodne, jeśli nie chciałeś, aby to konkretne zdjęcie się wyświetlało. Dodatkowo, jeśli chciałeś ustawić konkretną okładkę, ale nie miałeś odpowiedniego obrazu, opcje były ograniczone.

Teraz te problemy zostały rozwiązane. Okładki są zarządzane oddzielnie od załączników, co pozwala na dodanie własnej okładki bez wpływu na inne obrazy w karcie. Ponadto Trello wprowadziło wbudowaną wyszukiwarkę, dzięki której możesz znaleźć obrazy z otwartą licencją do użycia jako okładki. Wystarczy wpisać kilka słów kluczowych, przejrzeć proponowane opcje i wybrać odpowiedni obraz. To szybkie, wygodne i oszczędza czas.

6. Użyj klawisza „Q”, aby skupić się na swoich kartach

Na zatłoczonych tablicach zespołowych łatwo zgubić się wśród licznych kart. Oto prosty sposób, aby wyświetlić tylko te zadania, które są przypisane do Ciebie: naciśnij klawisz „Q”.

Po naciśnięciu „Q” Trello zastosuje filtr i wyświetli tylko karty, w których jesteś przypisanym członkiem. Łączna liczba kart w każdej liście nadal będzie widoczna, ale wyświetlane będą jedynie Twoje karty. Aby przywrócić normalny widok tablicy, wystarczy ponownie nacisnąć „Q”.

7. Dodawaj linki z łatwością dzięki przeciąganiu

Zamiast kopiować i wklejać adresy URL do kart Trello, możesz je po prostu przeciągnąć. Zaznacz potrzebny adres URL, a następnie przeciągnij go na zakładkę z otwartą tablicą Trello lub do aplikacji desktopowej. Przesuń kursor na kartę, do której chcesz dołączyć link, i upuść go. (Pamiętaj, aby na każdym etapie zrobić krótką pauzę, aby interfejs mógł się załadować i wyświetlić odpowiednie ikony).

8. Zamieniaj e-maile na karty Trello

Jeśli otrzymałeś e-mail, który wygodniej byłoby przechowywać jako kartę w Trello, po prostu przekaż go na wybraną tablicę. Aplikacja automatycznie utworzy nową kartę na podstawie treści wiadomości.

Każda tablica Trello posiada unikalny adres e-mail. Aby go znaleźć, otwórz tablicę, przejdź do menu po prawej stronie i wybierz More > Email-to-Board Settings. Tam możesz skopiować adres, wygenerować nowy oraz wybrać listę, na którą mają trafiać nowe karty (z możliwością umieszczenia ich na górze lub na dole listy).

Aby w pełni wykorzystać funkcję kart, pamiętaj o tych wskazówkach:

• Temat wiadomości stanie się nazwą karty.
• Treść wiadomości stanie się opisem karty.
• Załączniki z wiadomości zostaną dołączone do karty, o ile ich rozmiar nie przekracza 10 MB (dla płatnych planów do 250 MB).
• Aby dodać etykiety, wpisz w temacie wiadomości # i nazwę etykiety, np. #krytyczne.
• Aby dodać członków, wpisz w temacie wiadomości @ i nazwę użytkownika, np. @janedoe; lub dodaj adres e-mail członka zespołu w polu Do lub CC przed przesłaniem wiadomości.

9. Wybierz idealne tło dla swoich tablic Trello

Większość użytkowników Trello wie, że mogą dostosować tło tablic, wybierając obraz lub jednolity kolor. Możesz przesłać własny obraz, wybrać kolor lub skorzystać z wbudowanego narzędzia Unsplash, aby znaleźć obrazy z otwartą licencją.

Unikalne tło dla każdej tablicy to nie tylko kwestia estetyki, ale także narzędzie zwiększające produktywność. Im częściej Ty i Twój zespół korzystacie z tablic, tym bardziej tło kojarzy się z konkretną tablicą, nawet na poziomie podświadomym. Różnorodne tła pozwalają natychmiast rozpoznać i odróżnić tablice od siebie, redukując chaos i ułatwiając szybkie rozpoczęcie pracy.

10. Łatwe przenoszenie danych z arkuszy kalkulacyjnych do Trello

Trello ułatwia pracę z danymi z arkuszy kalkulacyjnych. Jeśli wkleisz listę elementów z tabeli do Trello, aplikacja zaoferuje dwa warianty: utworzenie oddzielnych kart dla każdej komórki lub połączenie całej listy w jedną kartę. Po naciśnięciu Enter Trello zapyta Cię o wybór, aby dane zostały przeniesione dokładnie w taki sposób, jak tego potrzebujesz. Ta funkcja pozwala szybko i bez zbędnych komplikacji przenosić informacje z arkuszy kalkulacyjnych do Trello.

Podsumowanie:

Trello to potężne narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala maksymalnie uprościć pracę i zwiększyć produktywność. Dzięki opisanym wskazówkom odkryjesz pełny potencjał tej platformy, zoptymalizujesz procesy robocze i poprawisz współpracę w zespole.

Jeśli chcesz kupić Trello w najlepszych cenach, odwiedź nasz sklep internetowy. Oferujemy atrakcyjne warunki i wysoką jakość obsługi, abyś mógł zacząć korzystać z Trello już teraz!