6 wskazówek umiejętnej komunikacji

28 Lutego 2019

1. Podziel się czymś osobistym lub dowiedz się o życiu prywatnym współmówcy

Dla niektórych może się to wydawać oczywiste, ale dla wielu nie jest. Dzięki takiemu podejściu odkryjesz nowe punkty kontaktu ze swoimi kolegami, a twoja współpraca stanie się silniejsza.

Nie powinno być to tajemnicą lecz podstawową informacją. Dzięki bardziej osobistej rozmowie możesz komunikować się na bardziej osobistym poziomie. To nie tylko dobra praktyka, ale wspomaga pracę zespołową. Scala ludzi, praca odbywa się w większym zaufaniu.

2. Podziel się planem lub pomysłami z innym zespołem, zanim zostanie całkowicie wyczerpany.

Musisz odkryć nowe pomysły.

Tak, trudno jest podzielić się niedokończony projekt z innymi. Co jeśli pomyślą, że to głupi pomysł? A co, jeśli zadadzą pytania, na które nie ma odpowiedzi?

A oto klucz. Możesz uniknąć wielu pułapek, pokazując swoją pracę wcześniej, nie tracąc przy tym czasu, pieniędzy i zasobów na projekty idące w złym kierunku.

Na małą skalę takie aktywa będą ważnymi pomysłami, odpowiednimi do przyszłych prezentacji.

W szerszym znaczeniu takie metody są stosowane w wielu firmach w celu uzyskania opinii na temat produktu przed jego ukończeniem. Udoskonalenia, które możesz wprowadzić na wczesnym etapie, oznaczają, że klienci otrzymają lepszy i bardziej przemyślany produkt przy wyjściu.

3. Podkreśl, co faktycznie robi Twój zespół. Sprawdź jego system pracy, być może inne zespoły będą mogły czerpać korzyści z Twojego doświadczenia.

Po co udostępniać informacje?

Informacje z jednego zespołu, mogą zmienić strategię całej firmy.

Ciekawe pomysły z małego zespołu mogą przyciągnąć uwagę menedżerów, a nawet zmienić strategię zespołu.

Pomysły omawiane tylko na poziomie zespołu mogą wpływać na strategię wybraną przez Twoją firmę. Być może przyczyni się to nawet do lepszej alokacji zasobów.

Przekazywanie informacji, które mogą być przydatne dla innej osoby, jest praktyką, której nie można zignorować. Pamiętaj, że różnica w doświadczeniu lub pozycji nie stanowi problemu w budowaniu dialogu i uzyskiwaniu opinii.

4. Poproś współpracowników, lub osoby z innego zespołu, aby weszli w rolę użytkownika produktu, a następnie poproś ich, aby udowodnili, że teza przedstawiona przez ciebie jest błędna.

Historia producenta pasty do zębów przeszła do historii w środowisku biznesowym. Firma przewoziła pudełka bez tubek pasty do zębów w środku, rozczarowując tym samym dystrybutorów i konsumentów, co oczywiście powodowało uszczerb w przychodach i reputacji firmy. Aby rozwiązać ten problem, kierownictwo firmy rozpoczęło kosztowną i długą podróż, aby zebrać informacje o tym, dlaczego wysyłane skrzynki są puste. Przeprowadzili burzę mózgów i przetestowali potencjalne rozwiązania, a następnie wprowadzili nowe rozwiązanie i przeanalizowali wyniki.

Po wydaniu milionów dolarów, dodali na końcu linii produkcyjnej skalę, aby sprawdzić wagę skrzyni. Spodziewali się, że skale wykryją kilka pustych pudełek, ale nie znaleźli problemu. Jak linia produkcyjna magicznie usunęła problem z pustymi skrzynkami?

Dyrektor generalny udał się na linię produkcyjną, aby zobaczyć, co się stało i dlaczego tak złożona innowacja nie pomogła naprawić błędu. Okazało się, że bez konsultacji z innymi, ktoś postawił wentylator w pobliżu przenośnika, który nadmuchiwał puste pudła, zanim znalazły się one na wadze.

To rozwiązanie z wentylatorem było wielokrotnie tańsze i łatwiejsze niż modernizacja linii produkcyjnej, zakup wag i instalowanie złożonego systemu elektronicznego. Okazało się, że rozwiązania mogą pochodzić z dowolnego miejsca w firmie i ważne jest rozwiązywanie zaistniałego problemu pod różnymi kątami. Niektóre firmy grzęzną w decyzjach podejmowanych wyłącznie przez kierownictwo i niewielki zespół.

Ćwicz tę umiejętność, rozmawiaj z różnymi ludźmi, słuchaj różnych opinii i patrz na problem z innej perspektywy.

5. Opowiedz nam o błędzie, który popełniłeś niedawno, i jakie kroki poczyniłeś wraz ze swoim zespołem aby go rozwiązać.

Będzie to cenna wiedza, dla tych, którzy w przyszłości mogliby zetknąć się z podobnym problemem. Prawdziwa władza polega na przyznaniu się do błędu, i jest nauką dla innych.

Bądźmy szczerzy, to nie jest łatwe. Nikt nie chce czegoś „zawalić” i dodatkowo opowiedzieć o swojej porażce innym. I chociaż ludzie zawsze mówią: "Uczymy się na własnych błędach", to właśnie Twoje błędy i przyznanie się do ich popełnienia przyczynią się do poprawy pracy w przyszłości.

6. Raportowanie i historia dyskusji

Jest to również ważny czynnik sukcesu zespołu. Prowadzenie historii korespondencji, aby mieć wgląd do pomysłów, które zostały omówione lub przyjęte kilka tygodni czy miesięcy temu.

Dobrym asystentem w tym przypadku będzie system do omawiania i śledzenia przepływów pracy - Jira Sotfware. Ten produkt będzie doskonałym pomocnikiem w planowaniu, zarządzaniu i śledzeniu procesów biznesowych w firmie. Jira ma elastyczne ustawienia i może być zaprogramowany do wykonywania dowolnych procesów biznesowych.